Nota do Editor: Yancy Trinidad é um Eventos em Los Angeles pPerito. Neste post, Trinidad compartilha suas dicas comprovadas sobre porquê prometer o sucesso dos eventos, principalmente nos dias de hoje, quando os eventos estão voltando com força desde o início da pandemia.
A Covid-19 nos isolou por dois anos. Estamos fisicamente separados de nossos entes queridos enquanto nos ajustamos a uma veras em mudança, onde a socialização por videochamada está se tornando a norma.
O início do ano trouxe uma reviravolta muito necessária. Vimos um retorno às ocorrências regulares e há uma sensação de normalidade no ar.
Outubro foi um mês particularmente bem-sucedido para mim, pois tive a honra de guiar metade dos desfiles da BYS Philippine Fashion Week. Foi um sucesso estrondoso. As pessoas parecem animadas com a perspectiva de poder participar de eventos novamente, principalmente durante a movimentada temporada de férias.
Organizar uma sarau de Natal não é pouca coisa. Você pode imaginar que é tudo diversão e brincadeiras – nós rimos e dançamos juntos – mas a verdade é que há muito trabalho duro por trás de um evento de sucesso. A apresentação sofisticada de nossa equipe só pode ser alcançada com planejamento prévio, coordenação e comprometimento. É preciso dedicação e esforço, mesmo quando ninguém está olhando.
Mas mesmo um matraqueado de eventos dirá que nem tudo sai conforme o planejado. Você encontrará desafios de diferentes formas.
Portanto, gostaria de dar algumas dicas a serem consideradas ao planejar um evento memorável e, esperamos, muito espargido.
1. Finalidade do evento. Antes de iniciar a planejar um evento, é importante entender seu propósito. Está a organizar uma sarau de Natal ou pretende dar a saber, recrutar fundos ou apresentar um resultado, marca, empresa ou pessoa? Sua resposta o ajudará a mandar o tipo de evento que está organizando.
2. Orçamentos. Uma vez que em todos os outros aspectos da vida, um orçamento definido evita que você gaste demais.
Seu orçamento determina todos os elementos do seu evento – sítio, bufê, entretenimento, presentes e brindes de término de ano, publicidade, equipe, viagens e posição e, finalmente, contingências, que devem simbolizar pelo menos 20% do seu orçamento.
Sempre consulte o orçamento de seus eventos anteriores porquê um guia e identifique áreas de melhoria.
3. Planejamento. Definido o orçamento, inicia-se o planejamento. Definir data. Evite planejar um evento de última hora.
Se o seu evento for relativamente grande, de forma realista, você deve iniciar a planejar o evento com pelo menos quatro meses de antecedência.
Orçamento, confira. agendar, confira. Vamos iniciar com o projecto real.
A. Projecto Diretor do Evento
É muito importante ter um projecto rabino do evento para prometer que todos os aspectos permaneçam no caminho perceptível:
– Lugar. Considere dispêndio, tamanho, localização, acessibilidade, tamanho, estacionamento e mídia audiovisual interna existente.
-Recursos humanos e logística.
– Tema. Faça uma sarau de Natal o mais completa verosímil. A maneira mais universal de fazer isso é usar um tema de inverno em vez de um tema de Natal.
– Gestão da gastronomia. Verifique se alguma restrição nutrir é necessária.
– Entretenimento e programas. Palco, se necessário, vídeos para tocar, formato da margem, etc.
– Tecnologia. Familiarize-se com os elementos do programa, identifique a tecnologia necessária e trabalhe com os fornecedores certos que podem fornecer equipamentos e serviços durante o evento.
– Presentes e brindes. Isso inclui entrega, embalagem e procura no repositório.
– Talentos (modelos, palestrantes e performers)
– projecto promocional.
– Gestão de convidados (registro de eventos, bilhética, rastreamento, check-in no sítio). Aceite alterações até o dia do evento. Tente acomodar o sumo verosímil. Você pode estar preocupado com possíveis novos relacionamentos comerciais.
– Captação de patrocínios e parcerias
Se necessário, elementos adicionais podem ser integrados ao projecto do evento. Você também pode desenvolver um cronograma detalhado que pode incluir contratos, apólices de seguro, autorizações e a logística de cada item.
Mesmo que sua mão de obra e seu tempo sejam limitados, sua programação detalhada o ajudará muito a mourejar com os diferentes elementos do evento e a atribuir responsabilidades.
B. Equipe de Eventos
Não precisa ser grande, mas é imprescindível nomear um gerente de eventos/gerente de projeto para liderar e supervisionar toda a equipe.
Atribua papéis e responsabilidades a cada membro da equipe. Se necessário, uma pessoa assume várias funções.
Cá estão algumas funções comuns em uma equipe de eventos:
– Gestão do sítio: fazer tudo ao volta do sítio, carregar, desmontar, montar e também ser a pessoa de contato dos patrocinadores quando estão no sítio
– Coordenador de talentos: Protegendo talentos e gerenciando suas necessidades
– Catering: mourejar com vitualhas e bebidas
– Publicidade: Responsável pela promoção do seu evento (PR)
– Gestão de equipe de produção/voluntários: gerencie a segmento de recursos humanos do seu evento
C. Projecto de Contingência
Esta é a sua resposta para todos os seus “E se”
Um Projecto B e C e até D são essenciais tanto para o seu negócio quanto para a sua sanidade!
Trespassar‘s Dê uma olhada em algumas das principais razões pelas quais você deve ter um projecto de contingência para o seu próximo evento.
– Tempo. Chuvas fortes com ventos fortes e eventos ao ar livre são inimigos mortais. Um projecto de contingência faz sentido. Sempre imagine o pior cenário e trabalhe o seu caminho de volta! Sua prioridade é a segurança de seus participantes e a redução do risco de grandes perdas financeiras.
– Doença. Independentemente de quem fica doente – você, sua metade de sua equipe ou a grande estrela que você contratou, as pessoas ficam doentes nos piores momentos possíveis. Tenha um projecto de contingência para falta de pessoal e opções alternativas de entretenimento. Garanta alguns funcionários extras porquê sobreaviso. Outra possibilidade é que os membros de sua equipe sejam treinados e preparados para substituir uns aos outros caso um deles não possa trabalhar.
– Mau funcionamento do dispositivo. não‘Não importa quantas vezes você pratique aquela apresentação em powerpoint ou teste o vídeo no projetor, um tanto ainda pode dar inverídico em um dia. Para evitar constrangimentos ou atrasos no processo, certifique-se de ter um sistema de som de backup, fiação extra e técnicos à disposição caso seja necessário solucionar problemas.
– Lesões e emergências. Certifique-se de que pelo menos dois membros da equipe sejam competentes para realizar RCP e primeiros socorros básicos. Quer seja‘Por exemplo, se um hóspede tombar ou tiver um ataque cardíaco inesperado, pode ser necessário mourejar com uma emergência médica. Sempre verifique o chegada a uma ambulância antes do início do evento.
4. Pré-eteste de ventilação. Antes do dia do evento, certifique-se de que todos os participantes saibam porquê chegar ao sítio, todos os principais convidados foram convidados e todos os materiais impressos, áudio e vídeo necessários foram preparados. Certifique-se de que todos entendam suas funções e responsabilidades e certifique-se de que o espaço esteja pronto.
No dia do evento, pode ser útil produzir uma lista de verificação para prometer que todos os detalhes estejam corretos e que tudo corra muito.
Imprima o evento Run of Show e cada membro da equipe e voluntário receberá uma reprodução impressa. Todos os envolvidos devem ter o telefone de contato de todos para informação durante o evento.
Atrai‘Não subestime o poder dos ensaios. Os ensaios melhorariam e até aperfeiçoariam uma performance. Você pode fazer isso off-site ou on-site, dependendo se o sítio já está configurado antes do dia do evento.
Os problemas inevitavelmente surgem na temporada de coordenação do evento. Um bom produtor de eventos é um supimpa solucionador de problemas e pode identificar problemas e corrigi-los previamente‘É tarde demais – mantendo a calma sob pressão.
Você também precisa verificar se tem tudo configurado para o dia do evento e manter um diálogo contínuo com sua equipe de eventos, fornecedores e sítio. Você deve realçar as coisas que podem dar inverídico e ter um projecto de backup caso isso aconteça.
5.Realização. Depois de fazer todos os preparativos, planejar o evento e produzir exalo, agora é hora de realizar o evento em si. É cá que entra o trabalho tedioso, pois você precisa reunir todos os elementos e supervisionar toda a produção.
Chegue cedo no dia do evento para poder entrar no sítio o mais rápido verosímil. Em seguida, você pode configurar tudo para um passo a passo, ensaios, testes técnicos e o passo a passo final para que quaisquer problemas de última hora possam ser resolvidos. Certifique-se de que o sítio esteja limpo antes da chegada dos convidados. Portanto é hora do show.
6. Pós-eclassificação do vento. Foi um sucesso? Embora você possa estar cansado e feliz depois o evento, você deve sempre fazer uma avaliação criteriosa. Assim você pode prezar o que deu perceptível e o que não deu perceptível, se você atingiu seus objetivos e se os participantes ficaram satisfeitos com o evento. Use oriente evento porquê uma experiência de tirocínio e pergunte aos convidados sobre suas experiências.
Espero ter conseguido pelo menos simplificar o múltiplo negócio de realizar um evento. Garanto que, mal você pegar o jeito, ficará viciado e ansioso pelo seu próximo projeto.
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Sobre o responsável: Yancy Trinidad ajudou a produzir alguns dos desfiles mais emocionantes e inovadores para a Copenhagen Fashion Week, a Los Angeles Fashion Week e a New York Fashion Week. Sua vasta experiência inclui trabalhar para marcas internacionais porquê Fendi, Calvin Klein, Uniqlo, Vinfast, TRESemmé, IHG, Youtube, Facebook, Tiktok e The Emmys.
